Encontrando melhores formas de trabalhar com o Trello

Gerenciar um projeto ou produto não é uma tarefa fácil. Garantir uma boa visibilidade do que está acontecendo, priorizar as histórias certas e transmitir mensagens claras para toda equipe é sempre um grande desafio. Por esse motivo, cada vez mais os métodos ágeis e ferramentas de organização tem feito parte de nossa rotina. O Trello é uma dessas ferramentas, utilizada por diversas empresas como Google, Adobe e Paypal. Neste post vou compartilhar algumas das estratégias que podem otimizar ainda mais a sua experiência e produtividade com o Trello, baseado em algumas experiências aqui na Caelum. Vale lembrar que mesmo aqui na empresas essas técnicas não são unânimes. Algumas equipes usam o bom e velho cartão, outras usam o trello de forma diferente, etc. O ideal é que você encontre as técnicas que funcionam melhor no seu cenário.

Visão rápida sobre o Trello

Essa ferramenta é gratuita e o processo de criação de uma conta é extremamente simples, com certeza não levará mais do que alguns segundos. Aos interessados, há ainda uma versão GOLD, que oferece algumas customizações visuais adicionais e um limite maior para upload de imagens e arquivos. O Trello se baseia no sistema de kanban (em Japonês, kan = “visual” e ban = “cartão”), bastante utilizado no desenvolvimento com Scrum. A seguinte imagem ilustra sua estrutura e componentes:

visao-geral-trello

Veja que ele é dividido em quadros (boards), listas e cartões. Um board é um projeto, produto, recurso ou basicamente qualquer outra coisa que você quiser, já que seu uso não se limita a projetos de software/tecnologia. Você pode muito bem criar um board para organizar suas próximas férias, a reforma de sua casa e etc, esse post americano ilustra bem isso. Dentro de cada board, temos listas, que são colunas para te ajudar a organizar as tarefas, que por sua vez são representadas por cartões. Cartões podem ter checklists, anexos, imagens, votos, data de expiração e muito mais. E ao bom estilo drag-and-drop, você pode move-los entre as diferentes listas. Bem simples, não é?

Uma das grandes vantagens do Trello é que ele trabalha de forma horizontal. Isso significa que você pode criar quantas listas forem necessárias, sem ficar preso ao tradicional TODO, DOING e DONE (mas que é eficaz em muitos casos). Outro ponto importante é que, se quiser, você poderá receber e-mails de notificação a cada ação realizada, respondê-los para executar alguma outra ação e etc. As possibilidades são muitas.

Porém, como qualquer outra ferramenta ou metodologia, você precisa tomar certos cuidados e adotar estratégias que tornam seu uso sólido e eficaz. Aqui vão algumas delas.

Defina bem as responsabilidades de um board

Evite ter um board com muita ou toda a responsabilidade, isso pode complicar o trabalho e acaba se tornando bastante improdutivo. No Alura, por exemplo, usamos o Trello para organizar o desenvolvimento da plataforma, a edição de vídeos, criação de novos cursos, correção de conteúdo e etc. Imagine se tudo isso ficasse em um único quadro do Trello?! Um caos. Entre outros problemas, um dos mais graves seria a perda de um dos maiores benefícios de utilizar uma ferramenta como essa, que é a visibilidade ampla do projeto e andamento de suas atividades. Veja que no exemplo a seguir, do Trello de desenvolvimento do Alura, em no máximo 10 segundos você saberá exatamente quais tarefas estão pendentes, em andamento e em revisão de código:

board alura sem membro e label

Separe os boards de sprint atual e backlog

Porém repare que isso não aconteceria caso esse board tivesse um número muito grande de cartões. Quanto maior o número de cartões, maior será o tempo que você levará para processar o que está acontecendo no projeto ao olhar para esta tela. Por isso é fundamental dividir as responsabilidades de um projeto/board ainda mais, em suas pequenas interações — os famosos sprints do mundo ágil. A grande idéia é que, principalmente em projetos maiores, você tenha um board apenas com as atividades do sprint atual (de uma semana, por exemplo), e outro board com o backlog de histórias futuras. Neste segundo, que possívelmente terá um volume maior de cartões, podemos organizar por assunto, prioridade, ou o que melhor se encaixar no escopo do seu projeto. Para o caso do Alura, temos 3 colunas: histórias futuras, histórias próximas (que serão movidas para o board de Sprint atual na próxima iteração) e por fim refatorações, que pegamos uma por semana.

board alura futuro

Navegue com facilidade

Você pode e deve usar o atalho B para navegar entre boards. Ele exibirá um menu de navegação onde você filtrará um board existente, ou digitará o nome de um novo para que a opção “create board” fique disponível:

filtro-board

Movendo cartões entre boards

Uma particularidade para quando estamos trabalhando com boards de histórias futuras e atuais é que, eventualmente, precisaremos mover os cartões de um board para o outro. Existem diversas formas de fazer isso, mas minha favorita é mover o foco para o cartão (utilizando as setas do teclado) e pressionar a tecla E, que é o atalho de edição. Feito isso, basta selecionar a opção “move” e escolher o board de destino, que no exemplo a seguir será o Alura.

movendo_de_board

Você pode, inclusive, mover uma lista inteira de uma board para outra. Basta clicar no ícone do canto da lista que você quer mover e selecionar a opção “Move List…”. Outra necessidade será arquivar os cartões concluídos do até então sprint atual. Você pode fazer isso clicando no cartão e logo em seguida na opção “archive”. Ou melhor ainda, utilizando a tecla de atalho C. Todos os cartões arquivados podem ser consultados e restaurados pela opção “archived items” do menu lateral.

Identifique os responsáveis e trabalhe com cores

Ao falar sobre a divisão de responsabilidades, eu mencionei que ao olhar para a imagem a seguir você levaria no máximo 10 segundos para saber exatamente o que está acontecendo no board:

board alura sem membro e label

Mas, além disso, você pode e deve enriquecer ainda mais o feedback visual desse quadro deixando explicito quem fez, está fazendo ou deverá fazer determinada tarefa. Quer ver com o é simples? Basta selecionar o cartão que pretende alterar e digitar o atalho M, de membro. Você pode adicionar um ou mais membros para cada cartão.

board alura atual

Outro atalho bastante conveniente é a tacla de espaço, que automaticamente te adiciona como membro de um cartão. Legal, não é? Veja que um detalhe marcante, e recomendado, é que você use cores diferentes nas boards. Neste caso usamos um vermelho, para evitar confusão. Você pode mudar a cor da board selecionando a opção “change background” no menu lateral.

Por fim, repare que usei um esquema de cores para definir a ordem de prioridade das tarefas. Isso pode ser feito com auxílio das labels, pelo atalho L, ou digitando um número de 1 a 9 (1 para verde e daí pra frente cores mais quentes). O uso de labels pode variar de acordo com a realidade de seu projeto. Você pode usá-las para definir prioridade, categoria, entre outros.

Use e abuse dos atalhos

Você não precisa conhecer nenhum destes atalhos para utilizar o Trello, mas com toda certeza conhecê-los pode tornar o seu dia a dia muito mais produtivo e agradável. Pra mim, não iterar com o mouse a todo momento e evitar dezenas de clicks faz muita diferença. Fora os atalhos que eu mencionei durante o post, você possívelmente gostará de usar a tecla F, para filtrar os cartões, Q para exibir apenas os cartões em que você é um membro, W para exibir ou ocultar o menu lateral, e principalmente o ?, que exibe um mapa com todos os atalhos disponíveis. Não deixe também de conferir esse post do blog do trello, que apresenta diversas features e possibilidades interessantes da ferramenta.

Hangout: Produtividade com o Trello

Recentemente também fiz um hangout no Alura sobre produtividade com Trello:

Se quiser, você pode ver mais sobre Gerenciamento de projetos, Kanban, Scrum, Sprints e outros termos que mencionei aqui em nossa formação Ágil.

Ah, e também criamos um post sobre Slack, que é outra ferramenta fundamental para gerenciamento de times e processos. Se gostou desse post e do Trello, certamente vai se interessar por ele também.

E você, que ferramentas e práticas tem utilizado para o gerenciamento de produtos e projetos de sua empresa?

131 Comentários

  1. Renata Turlão 27/07/2016 at 09:09 #

    Olá, Rodrigo, tudo bem?

    Sabe me dizer se os cards podem ter acesso limitado?
    Por exemplo, 5 membros da minha equipe participam do quadro, mas cada card tem somente alguns membros que de fato participam daquela tarefa.
    Como faço para limitar o acesso de quem não está envolvido naquele card em específico? No caso, gostaria que a pessoa só pudesse visualizar, mas sem pode fazer qualquer tipo de edição (download de arquivo, comentários, checklists, etc.)

    Muito obrigada!
    att,
    Renata Turlão

  2. Rodrigo Turini 31/07/2016 at 20:25 #

    Oi Renata

    Ele não tem nenhum tipo de estratégia de controle de acesso como essa. Se você adiciona um colaborador no board, ele tem acesso total aos cards.

    Uma alternativa seria quebrar as tarefas em mais boards, para que as pessoas só tenha acesso ao que ela está envolvida. Claro que daria um pouco mais de trabalho pra organizar e manter depois.

    Se chegar em alguma outra solução ideal, não deixe de compartilhar conosco aqui (;

  3. Andrea 04/08/2016 at 11:23 #

    Oi Rodrigo ! Preciso registrar no Trello que um card que possuía uma data de entrega foi concluído na data estipulada. como faço isso ? meus cards estão ficando com a tag da data vermelha…

  4. Rodrigo Turini 04/08/2016 at 17:51 #

    Oi Andrea

    Bastante gente pergunta isso, inclusive aqui nos comentários deste post. O Trello realmente marca em vermelho depois que passa a data. Ele entende que, se você não arquivou o card, não está pronto (independente da coluna que o cartão se encontre).

    Uma abordagem comum é retirar o calendário quando concluir a tarefa, e adicionar um comentário pra ficar no histórico quando foi concluído e qualquer informação adicional.

    Seria uma ótima feature pra eles, por sinal. Quem sabe em breve eles não implementem.

  5. Valter Moura 05/08/2016 at 02:45 #

    Rodrigo,

    Muito bom os esclarecimentos sobre o Trello!

    Pergunto, como adicionar foto dos membros do time?

  6. Valter Moura 05/08/2016 at 02:50 #

    Rodrigo,

    Quando teremos um vídeo com dicas dos melhores plugins para o Trello.

    Vc utiliza algum?

  7. Rodrigo Turini 05/08/2016 at 10:15 #

    Oi Valter.

    Para trocar a sua foto, basta clicar no perfil e ir em settings:

    Lá você pode clicar na sua foto e escolher uma nova. Mas só é possível trocar a foto do próprio perfil.

  8. Rodrigo Turini 05/08/2016 at 10:16 #

    Sobre os plugins, eu já experimentei alguns, mas hoje em dia não uso nenhum.

    Alguém mais aqui usa pra nos dar umas dicas? (;

  9. Sabrina 06/08/2016 at 20:38 #

    Olá pessoal,
    Alguém saberia dizer como desarquivar um Card ?

  10. Rodrigo Turini 06/08/2016 at 20:48 #

    Oi Sabrina

    você precisa acessar o card (pela URL dele ou pela busca) e no menu da direita clicar em “send to board”.

  11. Thaianne 09/08/2016 at 16:26 #

    Fui adicionada a um quadro mas estou como “membro externo ao time” e não encontro qual é o problema. Poderia ajudar?

  12. Rodrigo Turini 09/08/2016 at 22:31 #

    Oi Thaianne

    Veja se esse artigo deles te ajuda: http://help.trello.com/category/700-category

  13. Paulo 15/08/2016 at 21:51 #

    Há alguma maneira de gerar relatórios? Produtividades, por perfil? Algum?

  14. Juliana Silva 17/08/2016 at 15:49 #

    Boa tarde Rodrigo.
    Sem querer eu arquivei um cartão. Como faço para desarquiva (retornar com esse cartão para a tela principal)?

    Obrigada.

  15. Rodrigo Turini 18/08/2016 at 00:50 #

    Oi Juliana

    Acontece! Mas é bem fácil reverter.

    É só acessar o card (pela URL dele ou pela busca) e no menu da direita clicar em “send to board”.

  16. Rodrigo Turini 18/08/2016 at 00:51 #

    Oi Paulo

    Já deu uma olhada no corrello? https://getcorrello.com/

  17. Samuel 20/08/2016 at 00:12 #

    Alguém saberia me dizer qual linguagem de programação usada no Trello?

  18. Carolini Santos 25/08/2016 at 20:05 #

    Estou utilizando a ferramenta há 6 meses e adorei, me adaptei muito rápido com a organização e funcionalidades do Trello.

  19. Paulo Silveira 29/08/2016 at 15:18 #

    os produtos da fogcreek costumam ser escritos em .net e c#

  20. Cleber 30/08/2016 at 15:35 #

    Oi Rodrigo,
    você sabe me dizer se o trello, em especifico o app, emite alguma notificação como lembrete, alerta, que chame a atenção do usuário para alguma tarefa que esteja chegando em sua data limite/dead line?
    Grato.

  21. Rodrigo Turini 01/09/2016 at 18:22 #

    Oi Cleber, tem sim! Tanto na web como na app mobile.

    Notificações de Data de Vencimento
    Se você definir um data de vencimento em um cartão e é um membro do cartão (ou subscreveu o cartão), você vai receber uma notificação sobre o cartão 24 horas antes. As notificações para as datas de vencimento ocorrem apenas 24 horas antes do vencimento do cartão e, se você não esteja inscrito no cartão ou não foi adicionado a ele, não receberá nenhuma notificação.

    ref: http://help.trello.com/article/793-receiving-trello-notifications

  22. Adriano 02/09/2016 at 15:16 #

    Como faço para para apagar um time pessoal ou um quadro ??

  23. Rodrigo Turini 02/09/2016 at 18:17 #

    Oi Adriano

    Veja se esses dois artigos deles te ajudam. Os dois estão em português:

    http://help.trello.com/article/801-deleting-a-board
    http://help.trello.com/article/762-deleting-a-team

  24. Daniela 05/09/2016 at 13:57 #

    Boa tarde, como faco para baixar varios arquivos de uam so vez? Estou baixando e salvando 1 a 1…mas como normalmente temos varias fotos em cada quadro…isso demora muito tempo..alguma dica?

  25. Rodrigo Turini 05/09/2016 at 17:37 #

    Oi Daniela

    Pelo que eu vi, realmente não tem como. Também não encontrei uma forma fácil.

    São muitos arquivos?

    Uma dica é que, no lugar de anexar todos no card, suba a pasta em um dropbox da vida e compartilhe o link.

  26. Bruno Gerbase 20/09/2016 at 15:21 #

    Criei um quadro de exemplo para testar o aplicativo, mas não consigo excluí-lo. Aparece un aviso dizendo: “não foi possível sair do quadro”. Qual será o problema? Obrigado.

  27. Rodrigo Turini 20/09/2016 at 18:30 #

    Oi Bruno.

    como você está fazendo para excluir o board? Pode passar mais detalhes?

  28. Renato 17/10/2016 at 17:00 #

    Caro Rodrigo,

    Saberia me informar uma lista de empresas no Brasil que já utilizam o Trello para Gerenciar projetos?

    Estou analisando a utilização do Trello em minha empresa e gostaria ter esta informação para “defender” a utilização do Trello internamente.

    Agradeço!

  29. Rodrigo Turini 18/10/2016 at 00:32 #

    Oi Renato

    Não sei dizer exatamente quais empresas brasileiras, além de nós daqui da Caelum, Alura e Casa do Código. Mas com certeza são muitas.

    Hoje o Trello conta com mais de 10 milhões de usuários e é usado por Google, PayPal, Adobe, National Geographic entre muitos outros segundo divulgação do site deles.

    Talvez eles passem alguns casos de uso aqui do Brasil, se você pingar o @trello_br no twitter.

    Um abraço

  30. Carine Araujo 16/11/2016 at 16:47 #

    Já se passou mais de um ano e continuo buscando formas de ativar alertas do trello no iPhone. Eu recebo os alertas no email, mas nada de notificações push ou alertas do calendário (mesmo instalando e sincronizando com o Google Calendar).
    Alguém descobriu alguma forma e pode ajudar?

  31. cleo 06/12/2016 at 10:54 #

    gostaria de saber se tem como criar vários times.

  32. Rodrigo Turini 06/12/2016 at 11:25 #

    Oi Cleo

    Tem sim!

    No https://trello.com, quando você já fez login, o último link que aparece no final da página é “create new team”.

  33. bruno 03/01/2017 at 14:51 #

    gostaria de saber se tem como colocar uma data inicio e horario e data fim e horario

  34. Rodrigo Turini 03/01/2017 at 15:01 #

    Oi Bruno

    tem sim! na parte de dentro do card, entre as opções da direita, está o “Due Date”.

    você consegue configurar data e hora de inicio/fim da tarefa

  35. bruno 03/01/2017 at 15:19 #

    A mas isso no modo Free?

  36. bruno 03/01/2017 at 15:24 #

    “Due Date”, Está liberada no modulo Free pois tentei encontra a mesma e não achei.

  37. Rodrigo Turini 04/01/2017 at 09:48 #

    oi Bruno

    é sim no modo gratuito, basta clicar no cartão e conferir as opções de dentro.

  38. Talita Palermo Oliveira 10/01/2017 at 17:11 #

    Boa tarde Rodrigo,

    Gostaria de saber se tenho a opção de enviar status dos meus processos aos meus clientes, mesmo que eles não estejam no trello?

    Agradeço desde já!

  39. Rodrigo Turini 10/01/2017 at 18:04 #

    oi Talita

    É uma boa pergunta, nunca me deparei com essa necessidade (talvez algum outro leitor já tenha e compartilhe conosco qual solução usa)

    sei que uma possibilidade é criar um board público, onde qualquer um com o link pode ver, mas apenas quem está logado e tem as devidas permissões pode editar. Não sei bem se atenderia a necessidade do seu projeto.

    Há um exemplo de board publico aqui, das sugestões de cursos da Alura

    https://trello.com/b/4grNfK1m/alura-alunos-cursos

  40. Lucas 13/01/2017 at 16:58 #

    Existe alguma possibilidade de restaurar um cartão excluído no Trello?

  41. Rodrigo Turini 16/01/2017 at 01:07 #

    Oi Lucas

    existe sim! todos ficam no histórico, basta procurar o card pelo campo de busca e, ao seleciona-lo, escolher a opção “send to board” que aparece no menu da direita.

  42. Fábio Lucena 17/01/2017 at 10:27 #

    Consigo abrir quantos quadros quiser na versão free?

  43. Fábio Lucena 17/01/2017 at 10:53 #

    Bom dia Rodrigo.

    Na versão Free, podemos abrir quantos quadros quisermos?

  44. Paulo Silveira 17/01/2017 at 15:49 #

    quantos voce quiser 🙂

  45. Aline Dresser 19/01/2017 at 15:24 #

    Boa tarde, Rodrigo!

    Já fiz alguns testes mas não consigo que o app me mostre uma notificação ou pushup. Sabe me dizer cmo fazer isso?
    Obrigada!!

  46. Rodrigo Turini 22/01/2017 at 14:28 #

    oi Aline

    você pode clicar no “sino” de notificações no canto direito do menu, ir até o final e escolher “allow desktop notifications”.

    Lá também tem links para outras configurações relacionadas a notificações.

  47. Francisco Ricardo 31/01/2017 at 09:21 #

    Bom dia, Rodrigo!

    Contigo copiar/mover um board entre contas diferentes as quais tenho status de administrador?

  48. Rodrigo Turini 01/02/2017 at 13:35 #

    Oi Francisco

    Você consegue mover de um board para o outro, mas apenas quando estão na mesma conta.
    (como no exemplo do post)

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