Encontrando melhores formas de trabalhar com o Trello

Gerenciar um projeto ou produto não é uma tarefa fácil. Garantir uma boa visibilidade do que está acontecendo, priorizar as histórias certas e transmitir mensagens claras para toda equipe é sempre um grande desafio. Por esse motivo, cada vez mais os métodos ágeis e ferramentas de organização tem feito parte de nossa rotina. O Trello é uma dessas ferramentas, utilizada por diversas empresas como Google, Adobe e Paypal. Neste post vou compartilhar algumas das estratégias que podem otimizar ainda mais a sua experiência e produtividade com o Trello, baseado em algumas experiências aqui na Caelum. Vale lembrar que mesmo aqui na empresas essas técnicas não são unânimes. Algumas equipes usam o bom e velho cartão, outras usam o trello de forma diferente, etc. O ideal é que você encontre as técnicas que funcionam melhor no seu cenário.

Visão rápida sobre o Trello

Essa ferramenta é gratuita e o processo de criação de uma conta é extremamente simples, com certeza não levará mais do que alguns segundos. Aos interessados, há ainda uma versão GOLD, que oferece algumas customizações visuais adicionais e um limite maior para upload de imagens e arquivos. O Trello se baseia no sistema de kanban (em Japonês, kan = “visual” e ban = “cartão”), bastante utilizado no desenvolvimento com Scrum. A seguinte imagem ilustra sua estrutura e componentes:

visao-geral-trello

Veja que ele é dividido em quadros (boards), listas e cartões. Um board é um projeto, produto, recurso ou basicamente qualquer outra coisa que você quiser, já que seu uso não se limita a projetos de software/tecnologia. Você pode muito bem criar um board para organizar suas próximas férias, a reforma de sua casa e etc, esse post americano ilustra bem isso. Dentro de cada board, temos listas, que são colunas para te ajudar a organizar as tarefas, que por sua vez são representadas por cartões. Cartões podem ter checklists, anexos, imagens, votos, data de expiração e muito mais. E ao bom estilo drag-and-drop, você pode move-los entre as diferentes listas. Bem simples, não é?

Uma das grandes vantagens do Trello é que ele trabalha de forma horizontal. Isso significa que você pode criar quantas listas forem necessárias, sem ficar preso ao tradicional TODO, DOING e DONE (mas que é eficaz em muitos casos). Outro ponto importante é que, se quiser, você poderá receber e-mails de notificação a cada ação realizada, respondê-los para executar alguma outra ação e etc. As possibilidades são muitas.

Porém, como qualquer outra ferramenta ou metodologia, você precisa tomar certos cuidados e adotar estratégias que tornam seu uso sólido e eficaz. Aqui vão algumas delas.

Defina bem as responsabilidades de um board

Evite ter um board com muita ou toda a responsabilidade, isso pode complicar o trabalho e acaba se tornando bastante improdutivo. No Alura, por exemplo, usamos o Trello para organizar o desenvolvimento da plataforma, a edição de vídeos, criação de novos cursos, correção de conteúdo e etc. Imagine se tudo isso ficasse em um único quadro do Trello?! Um caos. Entre outros problemas, um dos mais graves seria a perda de um dos maiores benefícios de utilizar uma ferramenta como essa, que é a visibilidade ampla do projeto e andamento de suas atividades. Veja que no exemplo a seguir, do Trello de desenvolvimento do Alura, em no máximo 10 segundos você saberá exatamente quais tarefas estão pendentes, em andamento e em revisão de código:

board alura sem membro e label

Separe os boards de sprint atual e backlog

Porém repare que isso não aconteceria caso esse board tivesse um número muito grande de cartões. Quanto maior o número de cartões, maior será o tempo que você levará para processar o que está acontecendo no projeto ao olhar para esta tela. Por isso é fundamental dividir as responsabilidades de um projeto/board ainda mais, em suas pequenas interações — os famosos sprints do mundo ágil. A grande idéia é que, principalmente em projetos maiores, você tenha um board apenas com as atividades do sprint atual (de uma semana, por exemplo), e outro board com o backlog de histórias futuras. Neste segundo, que possívelmente terá um volume maior de cartões, podemos organizar por assunto, prioridade, ou o que melhor se encaixar no escopo do seu projeto. Para o caso do Alura, temos 3 colunas: histórias futuras, histórias próximas (que serão movidas para o board de Sprint atual na próxima iteração) e por fim refatorações, que pegamos uma por semana.

board alura futuro

Navegue com facilidade

Você pode e deve usar o atalho B para navegar entre boards. Ele exibirá um menu de navegação onde você filtrará um board existente, ou digitará o nome de um novo para que a opção “create board” fique disponível:

filtro-board

Movendo cartões entre boards

Uma particularidade para quando estamos trabalhando com boards de histórias futuras e atuais é que, eventualmente, precisaremos mover os cartões de um board para o outro. Existem diversas formas de fazer isso, mas minha favorita é mover o foco para o cartão (utilizando as setas do teclado) e pressionar a tecla E, que é o atalho de edição. Feito isso, basta selecionar a opção “move” e escolher o board de destino, que no exemplo a seguir será o Alura.

movendo_de_board

Você pode, inclusive, mover uma lista inteira de uma board para outra. Basta clicar no ícone do canto da lista que você quer mover e selecionar a opção “Move List…”. Outra necessidade será arquivar os cartões concluídos do até então sprint atual. Você pode fazer isso clicando no cartão e logo em seguida na opção “archive”. Ou melhor ainda, utilizando a tecla de atalho C. Todos os cartões arquivados podem ser consultados e restaurados pela opção “archived items” do menu lateral.

Identifique os responsáveis e trabalhe com cores

Ao falar sobre a divisão de responsabilidades, eu mencionei que ao olhar para a imagem a seguir você levaria no máximo 10 segundos para saber exatamente o que está acontecendo no board:

board alura sem membro e label

Mas, além disso, você pode e deve enriquecer ainda mais o feedback visual desse quadro deixando explicito quem fez, está fazendo ou deverá fazer determinada tarefa. Quer ver com o é simples? Basta selecionar o cartão que pretende alterar e digitar o atalho M, de membro. Você pode adicionar um ou mais membros para cada cartão.

board alura atual

Outro atalho bastante conveniente é a tacla de espaço, que automaticamente te adiciona como membro de um cartão. Legal, não é? Veja que um detalhe marcante, e recomendado, é que você use cores diferentes nas boards. Neste caso usamos um vermelho, para evitar confusão. Você pode mudar a cor da board selecionando a opção “change background” no menu lateral.

Por fim, repare que usei um esquema de cores para definir a ordem de prioridade das tarefas. Isso pode ser feito com auxílio das labels, pelo atalho L, ou digitando um número de 1 a 9 (1 para verde e daí pra frente cores mais quentes). O uso de labels pode variar de acordo com a realidade de seu projeto. Você pode usá-las para definir prioridade, categoria, entre outros.

Use e abuse dos atalhos

Você não precisa conhecer nenhum destes atalhos para utilizar o Trello, mas com toda certeza conhecê-los pode tornar o seu dia a dia muito mais produtivo e agradável. Pra mim, não iterar com o mouse a todo momento e evitar dezenas de clicks faz muita diferença. Fora os atalhos que eu mencionei durante o post, você possívelmente gostará de usar a tecla F, para filtrar os cartões, Q para exibir apenas os cartões em que você é um membro, W para exibir ou ocultar o menu lateral, e principalmente o ?, que exibe um mapa com todos os atalhos disponíveis. Não deixe também de conferir esse post do blog do trello, que apresenta diversas features e possibilidades interessantes da ferramenta.

Hangout: Produtividade com o Trello

Recentemente também fiz um hangout no Alura sobre produtividade com Trello:

Se quiser, você pode ver mais sobre Gerenciamento de projetos, Kanban, Scrum, Sprints e outros termos que mencionei aqui em nossa formação Ágil.

Ah, e também criamos um post sobre Slack, que é outra ferramenta fundamental para gerenciamento de times e processos. Se gostou desse post e do Trello, certamente vai se interessar por ele também.

E você, que ferramentas e práticas tem utilizado para o gerenciamento de produtos e projetos de sua empresa?

119 Comentários

  1. Deise 06/02/2017 at 10:02 #

    Bom dia,

    Eu exclui um quadro do meu time, consigo recoloca-lo?

  2. Rodrigo Turini 06/02/2017 at 11:10 #

    Oi Deise

    Se não me engano o Trello não te permite excluir um board, mas sim fecha-lo (justamente para que seja possível restaurar). Você pode re-abrir um board/quadro indo em “boards” que aparece no menu do topo da app, selecionar “View Closed Boards”, encontrar a que você quer recuperar, e clicar em “Re-open”.

  3. JANETE 13/02/2017 at 10:13 #

    bom o artigo

  4. Scalon 09/03/2017 at 16:22 #

    Parabéns pela postagem ! Comecei a usar o Trello agora e suas dicas vieram em boa hora .

  5. Etevaldo 27/03/2017 at 09:47 #

    Como posso gerar trello estático para usar em apresentação com iframe

  6. Willian 19/04/2017 at 20:24 #

    Ótimo hangout, ajudou muito.

    Algumas das integrações que você comentou que não tem no Trello, ações que devem ocorrer em um cartão com base em outro, por exemplo, ouvi falar que é possível fazer pela ferramenta Zapier, em breve estarei testando.

  7. Christian 20/04/2017 at 00:56 #

    Conhece alguma maneira de visualizar todas tarefas que estão a vencer listando itens de todos os cartões? No powerup de calendário ele só faz no cartão vigente.

    Att,
    Christian

  8. Willian 20/04/2017 at 10:11 #

    Muito bom, ajudou bastante, valeu!

  9. Luciano Gomes 25/04/2017 at 11:54 #

    no Trello existe a possibilidade de inserir usuários apenas para visualização? Preciso inserir pessoas apenas para acompanhar o trabalho feito.

  10. Rodrigo Turini 25/04/2017 at 18:03 #

    oi Luciano

    tem sim! no trello você pode adicionar “observers”, que são usuários sem poder de edicao

    http://help.trello.com/article/732-adding-observers-to-boards

  11. Luciano Gomes 03/05/2017 at 11:26 #

    Muito Obrigado

  12. Abraão Azevedo 10/05/2017 at 13:58 #

    Tem como mover automaticamente uma lista inteira para outra board ao invés de ter de mover card por card? E há alguma forma de automatizar isso, fazendo com que por exemplo, toda vez que colocarem o card X numa lista ele seja copiado para uma lista de outra board?

  13. DP 21/06/2017 at 17:56 #

    Olá, Rodrigo. É possível gerar relatórios no Trello?

  14. Rodrigo Turini 22/06/2017 at 09:45 #

    oi Abraão

    tem sim! você pode clicar nos 3 pontinhos que ficam no canto de cima da lista, e depois em “move list…”.

  15. Rodrigo Turini 22/06/2017 at 09:47 #

    oi @DP

    apesar de não ter essa opção no trello, existem vários plugins que você encontra para gerar estatísticas e relatórios.

    o corrello, que eu mencionei no video, é um deles:
    https://getcorrello.com

  16. THIANO PEREIRA LIMA 26/06/2017 at 17:52 #

    Existe alguma forma nativa ou através de plugin que eu consiga inserir as horas gastas em determinado CARD ? Vi alguns exemplo disso utilizando plus for trello, só não sei se ele é a melhor opção para isso.

  17. Lima 05/07/2017 at 16:44 #

    Como faço para receber por e-mail notificação de que foi criado por exemplo uma tarefa e me marcaram como autor em uma data específica? E também como recebo e-mail de aviso de proximidade da data de conclusão da tarefa?

    Obrigado

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